超高效的入职培训:10个关键问题帮你做!

  • 2017-11-03
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研究发现,有效入职流程进行投入有助于提高员工的保留率、士气和工作效率。

与那些没有得到良好的入职培训的员工相比,那些得到良好的入职培训的员工3年后的保留率要高出69%;与那些入职流程没有得到足够重视的员工相比,入职流程得到足够重视的员工能够早2个月达到很佳工作效率。

所以,如果企业期望员工尽快提高工作效率,为什么不朝这方面努力呢?既然企业愿意花资金来招纳这些员工,并为他们安排工作岗位,为什么不帮助他们为成功做好准备呢?

有效的入职流程具有若干要素和特性,以下十大问题,帮助你判断新员工入职的工作,到底做得如何。

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你让员工觉得备受欢迎了吗?

如果新员工觉得自己只不过是企业中的普通一员,他们就会像普通的员工那样行事。相反,他们如果一开始就觉得备受欢迎和重视,就更有可能为企业创造价值。那些对他们表示欢迎的人很容易相处,所以他们也能够更快、更容易地融入他们所在的团队和企业。

美国一家企业,当新员工走进入职培训课堂时,该组织会通过幻灯片来对他们表示问候,上面写着:“欢迎您到来!”该公司也会慷慨地为他们举办一次欧式早餐宴会。此外,他们也会收到来自总裁兼CEO的欢迎致辞(CEO外出时会指派一位高管帮他做欢迎致辞)。

你激起员工的荣誉感了吗?

入职流程(尤其是新员工入职培训)很重要的作用之一,就在于向新员工传达了以下的信息:

⚫ 你加入公司是正确的决定。

⚫ 你有幸成为公司的一部分。

⚫ 你的加入令我们增光不少,也是值得我们公司骄傲的地方。

如果企业能够对新员工实行有效的入职培训,并表示关注他们的情感和知觉体验,新员工就会以企业为傲。除此之外,你可以通过向他们阐述企业的使命,以及该使命在日常工作中的意义,来直接向员工表明他们是值得以企业为傲的

你也可以通过与员工分享那些令企业创造奇迹、使企业与众不同、令企业值得骄傲的故事,激发员工对企业的自豪感。

你帮助新员工看到企业全局了吗?

理解企业全局在培养员工投入度方面发挥着重要的作用。阐述企业的使命和伟大之处是使员工看到企业全局的要素之一。解释企业的运作方式以及企业各个不同部分的协作方式,则是令员工看到企业全局的又一个关键要素。

在美国东北三角州牙齿服务公司(Northeast Delta Dental),新员工不仅能从高管人员那里获知企业的不同部分是如何协调运作的,而且能够获知企业的经营方式。

该公司财务总监鲍彻(Frank Boucher)会向新员工解释资金是如何进出该企业的。借助“资金图”(Money Map),新员工能够熟悉企业的财务运作状况。

这不仅有助于他们了解企业的全局,也使他们更倾向于从公司的角度来思考和行事。

你展示了员工的重要性吗?

仅仅向新员工展示他们是卓越企业的一份子是不够的。他们还需要知道他们能帮助企业表现得更加出色。大多数人都希望生活得有意义,也希望自己十分与众不同。因此,企业一开始就应该向员工解释他们的贡献对企业是多么的重要。企业应该举例说明员工是如何做出有价值的贡献,员工是如何得出产品和流程改进的新想法,以及管理层是如何重视和使用员工的反馈信息的。

在Designer Blinds公司,当新员工参观工厂时,他们会经过公司的荣誉榜(Pride Board),上面有员工张贴的宝宝靓照、小孩的成绩报告单、公司参加“为生命而跑”(The Relay for Life Walk)活动的照片(该活动是美国癌症协会组织的赛跑活动,象征与癌病搏斗的精神,并为癌病研究与治疗筹集资金—编者注),以及其他的图片。

这些图片传递着这样一条信息:“在公司,你不是普通的一员,而是具有独特生活和身份的个体。”

你让入职培训变得有趣且具有互动性吗?

互动性的入职培训,模仿了人类的自然学习方式,不仅能让员工愉快地学习,也能取得更好的效果。婴儿和刚学走路的幼儿并不需要到课堂上去学习走路、说话或系鞋带。他们能通过摸索、实践和领会学会这些技能。学习内容越符合人类的天性,就越能取得好的效果。互动性的入职培训也是一项出色的团队建设和令新员工融入企业的活动。

在美国某家互联网公司,新员工参加入职培训的第一天,该公司的培训师会让他们参加“定向寻宝”游戏活动(Scavenger Hunt & Tour)。在这个活动中,新员工会得到一张相关的人和物的列表以及一张地图,然后根据这张地图找到这些人和物。这不仅比听演讲要有趣得多,也会更加有效。

这种将学习内容与现实世界相结合的做法,不仅使这些内容更容易理解,也更容易运用

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你是从新员工的角度来设计入职培训的吗?

企业应从新员工的角度来设计有效的入职培训项目。那些已在企业里工作多年的老员工已经忘记了如何当一名新员工。老员工可能会认为这只不过是小事一桩,但新员工可能会对此感到十分不安和敏感。所以,从新员工的角度来看待他们的经历,会使你在设计员工培训时融入一些你原本认为并不重要的细节。

美国一家从事木结构住宅设计的公司。该公司人事经理艾贝(Sheila Albere)在改进公司的入职培训项目时,一开始就从新员工的角度来看待这一流程。

她回忆道:“一开始我就从新员工的角度来对他们想知道或需要知道的任何事情进行头脑风暴,如‘我从哪儿可以领到铅笔’,‘卫生保健计划是如何运作的’等等这些问题。我也添加了一些文化因素,如我们公司特有的专门用语。”

获得员工的反馈应该在提升入职流程中发挥主要的作用。要和那些在公司服务已有3个月到一年的员工进行面谈,获得他们的反馈和改进意见。要了解他们需要但未得到的信息。要了解哪些信息容易得到,哪些信息不容易得到。

你将入职培训工作进行有效分解和细化了吗?

企业在提供新员工入职培训时所犯的很常见的一个错误在于:绝大多数的新员工得到的信息太多,以至于无法消化。企业应将入职培训进行分解和细化,让新员工可以充分消化。

在美国一家服务公司,现有的入职培训模式是对单日入职培训模式进行多次修改的基础上发展起来的。

“我们曾经尝试在1天内完成入职培训,这令员工不知所措。所以我们将培训延长至2天,但是员工反映时间太长。后来,我们根据一位新员工的建议将培训分四个半天完成,并一直延续到现在,”该公司薪资和福利协调员劳伦斯说。

培训机构应效仿此公司公司,根据新员工的反馈,对入职培训项目进行分解和细化,以使其得到充分消化。

你在企业内部网上提供了尽可能多的信息了吗?

与其让员工塞满第二天就会忘记的信息,不如教他们如何在需要时获取这些信息。

在企业内部网上提供尽可能多的信息,有助于减少时间浪费和提升工作效率。将更适合实时学习的材料上载到企业内部网,你就能将更多的时间用于收集与入职培训项目相关的信息或开展相关的活动,从而帮助新员工尽快进入工作状态。

你可以将以下这些信息上传到企业内部网:来自CEO、管理人员和团队成员的欢迎致辞,员工手册,福利计划,财产管理事项,自定进度的学习模块,以及绩效评估跟踪状况。

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你能够让员工愿意告诉你他们在做什么吗?

大多数新员工都不愿意把抱怨说出口。他们往往会等到离职面谈时才会谈论为什么事情没有做好。

“为了避免等到离职面谈时才能发现错误,我们决定进行员工入职面谈,”Designer Blinds公司的富兰克林说。在对公司离职数据进行分析之后,他发现,新员工很敏感的时间是进入公司第2-6个月。

这家公司由此转向员工入职面谈工作。新员工进入公司2-6个月以后,会与人力资源部一起讨论他们所做的工作,以便发现经常遇到的困难。富兰克林说,他们实行的入职面谈在降低员工离职率方面发挥了十分重要的作用,将员工离职率降低了96%。

公司人力资源副总裁康妮会与每位新员工坐在一起,向他们询问下面这些问题:

你对自己的工作有何看法?

这符合你进入公司时的期望吗?

什么事情让你觉得意外吗?如果有,是什么?

你得到了所有你需要的工作工具吗?

你和经理的关系如何?

新员工入职培训对你有所帮助吗?

你会采取什么不同的措施吗?

你还需要什么信息,但仍没有得到吗?

你帮助主管和经理们各负其责了吗?

主管和经理在入职培训中发挥的作用,是全面评价入职流程的重要因素之一。如果主管和经理没有接受过适当的、旨在帮助其下属创造很佳绩效的培训,且不需要为这种行为负责,他们就会变成企业入职流程中很薄弱的环节。

所以,在宏观层面,你需要如实核实你的企业是否在培养主管和经理方面进行了投入,以及他们是否具有创造高效、自主的工作环境所需要的技能。如果他们缺乏这些技能,他们就会迅速地、轻易地抵消你为了将新员工引向成功而付出的所有努力。

在微观层面,你可以向主管和经理提供相关的培训,让他们了解入职流程以及他们在成功实行该流程中所发挥的作用,以帮助他们更好地在该流程中履行职责。你也可以为他们提供一张简单明了、切实可行的“入职任务清单”(Onboarding To-Do List)。这不仅可以确保繁忙的主管和经理们记住他们在入职流程中的关键作用,也能使他们更容易地完成工作。

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